Excel’de Verilerinizi Tabloya Dönüştürün, Raporlamayı Kolaylaştırın

Excel’de hücreleri verilerle doldurduğumuz zaman aslında bir tablo yapmış olmuyoruz. Bir veri seti oluşturmuş oluyoruz. Bu veri setini tabloya dönüştürmek; verilerin daha düzenli yönetilmesini, filtrelenmesini, analiz edilmesini ve raporlanmasını kolaylaştırır.

Özellikle sürekli yeni kayıt eklenen veri setlerinde Tablo olarak Biçimlendirme özelliğini kullanmak büyük kolaylık sağlar. Tabloya yeni bir satır eklendiğinde tablo otomatik olarak genişler, biçimlendirme ve formüller yeni satırlara uygulanır. Böylece her yeni kayıt için tekrar tekrar biçimlendirme veya formül kopyalama ihtiyacı azalır.

Veri setini tabloya dönüştürmek için öncelikle veri setini seçmek gerekir. Seçili bölgeyi tabloya dönüştürmek için klavye kısayollarını veya menü seçeneklerini kullanabiliriz.

Klavye kısayolu ile tablo oluşturmak için, kullanılan Office programının diline bağlı olarak;

CTRL + T veya

CTRL + L

kullanılabilir.

Menü yolu ile tablo oluşturmak için ise;

Ekle > Tablo

veya

Giriş > Tablo Olarak Biçimlendir

seçenekleri kullanılabilir.

Tablo oluştururken Excel, ilk satırda sütun başlıklarının bulunup bulunmadığını sorar. Veri setimizde başlıklar varsa “Tablom üstbilgiler içeriyor” seçeneğinin işaretli olması gerekir.

Tablo Tasarımı ile Neler Yapabiliriz?

Tablo haline getirdikten sonra tablonun herhangi bir hücresine tıklandığında Tablo Tasarımı menüsü oluşur. Bu menüyü kullanarak tablo ile ilgili birçok işlemi gerçekleştirebiliriz.

Tablo Stillerini Değiştirme:

Excel’in sunduğu hazır tablo stillerinden istediğimizi seçerek tablonun görünümünü kolayca değiştirebiliriz. Başlık satırı, bantlı satırlar ve sütun renkleri gibi görsel özellikleri de Tablo Tasarımı menüsünden yönetebiliriz.

Toplamlar Satırını Gösterme:

Tablonun altına otomatik olarak bir Toplamlar Satırı ekleyebiliriz. Bu satırda toplam, ortalama, adet, maksimum ve minimum gibi hesaplamaları kolayca kullanabiliriz.

Dilimleyici Ekleme:

Özellikle Excel Tablosu içerisindeki verileri hızlı ve görsel bir şekilde filtrelemek istediğimizde Dilimleyici özelliğinden yararlanabiliriz. Örneğin satış verilerimizi bölge, ürün veya satış temsilcisine göre tek tıklamayla filtreleyebiliriz.

Filtreleme ve Sıralama:

Tablo oluşturulduğunda sütun başlıklarına otomatik olarak filtreleme ve sıralama seçenekleri eklenir. Böylece istediğimiz kayıtları hızlı bir şekilde görüntüleyebiliriz.

Yeni Kayıtların Otomatik Olarak Tabloya Dahil Edilmesi:

Tablonun en altına yeni bir kayıt eklediğimizde Excel tabloyu otomatik olarak genişletir. Bu özellik, özellikle düzenli olarak veri girişi yapılan dosyalarda büyük kolaylık sağlar.

Pivot Tablo Kullanımında Neden Önemlidir?

Tablo olarak biçimlendirmenin en önemli avantajlarından biri de Pivot Tablo ile birlikte kullanıldığında ortaya çıkar.

Örneğin her ay satış verilerimize yeni kayıtlar eklediğimizi düşünelim. Normal bir hücre aralığını Pivot Tablo kaynağı olarak kullandığımızda, sonradan eklenen satırlar kaynak aralığın dışında kalabilir. Bu durumda Pivot Tablo kaynağını tekrar düzenlemek gerekebilir.

Ancak veri kaynağımızı Excel Tablosu olarak oluşturduğumuzda, yeni eklenen kayıtlar tablonun kapsamına otomatik olarak dahil edilir. Pivot Tabloyu yenilediğimizde yeni kayıtlar da analize dahil edilebilir.

Bu nedenle özellikle raporlama, veri analizi ve düzenli olarak güncellenen veri setlerinde, verileri Excel Tablosu olarak oluşturmak önemli bir alışkanlıktır.

Kısacası Tablo olarak Biçimlendirme, sadece verilerin daha şık görünmesini sağlayan bir özellik değildir. Verilerin yönetilmesini, filtrelenmesini, analiz edilmesini ve güncellenen raporların daha kolay hazırlanmasını sağlayan önemli bir Excel özelliğidir.

Excel'i Daha Etkin Kullanmak İster misiniz?

Pivot tablolar, veri analizi ve raporlama süreçlerinde Excel'in sunduğu birçok özellikten yalnızca birkaçıdır. Excel'i iş hayatında daha etkin kullanmak ve ileri seviye uygulamaları öğrenmek için eğitim programlarımızı inceleyebilirsiniz.

Kurumunuza Özel Excel Eğitimi

Çalışanlarınızın Excel kullanımını geliştirmek ve kurumunuzun ihtiyaçlarına uygun bir eğitim programı oluşturmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz