Excel’de Binlerce Satırlık Veriyi Gruplayıp Özetleyin! Alttoplam İşlemi

Excel’de yüzlerce veya binlerce satırdan oluşan verilerle çalışırken, her bir kaydı tek tek incelemek yerine verileri belirli kriterlere göre gruplandırarak özetlemek büyük kolaylık sağlar.

Excel’in Alttoplam özelliği, bir veri listesini belirli bir alana göre gruplandırmamıza ve her grubun altında toplam, ortalama, en büyük veya en küçük değer gibi hesaplamaları otomatik olarak göstermemize yardımcı olur.

Örneğin çalışanların bulunduğu bir tabloda verileri birimlere göre gruplandırarak, her bir birimin altında toplam maaş ve prim tutarlarını gösterebiliriz.

Alttoplam İşlemi Nasıl Yapılır?

Alttoplam kullanmadan önce dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta vardır:

Veriler, hangi alana göre gruplandırılacaksa o alana göre sıralanmalıdır.

Örneğin verileri birimlere göre gruplamak istiyorsak, önce Birim sütununa göre sıralama yapmalıyız.

Ardından;

Veri listesinin içerisinde herhangi bir hücre seçilir.

Veri > Alttoplam seçeneği kullanılır.

Açılan Alttoplam penceresinde “Her değişiklikte” bölümünden gruplandırılacak sütun seçilir.

“Kullanılacak işlev” bölümünden yapılacak hesaplama belirlenir.

“Alttoplam ekle” bölümünden hesaplanacak sütun veya sütunlar seçilir.

Tamam butonuna basılarak işlem tamamlanır.

Alttoplam işlemi ile Toplam, Ortalama, Say, En Büyük, En Küçük gibi farklı hesaplamalar yapılabilir.

Alttoplam Sonucunda Ne Olur?

İşlem tamamlandığında Excel, verileri seçtiğimiz kritere göre gruplandırır ve her grubun altında ilgili hesaplamayı gösterir.

Örneğin çalışan listemizi birimlere göre gruplandırdıysak, her birimin altında Maaş ve Prim alanlarının toplamlarını görebiliriz.

Bunun yanında Excel, çalışma sayfasının sol tarafına bir gruplandırma alanı ekler. Grupların yanında bulunan [–] ve [+] simgelerini kullanarak detayları açıp kapatabiliriz.

Bu özellik özellikle uzun raporlarda oldukça kullanışlıdır. Böylece tüm kayıtları ekranda göstermek yerine yalnızca grup toplamlarını görüntüleyebilir, ihtiyaç duyduğumuzda grubun detaylarını açabiliriz.

1, 2 ve 3 Seviyeleri Ne İşe Yarar?

Alttoplam oluşturulduğunda sayfanın sol üst tarafında 1, 2 ve 3 şeklinde seviyeler oluşur.

Bunlar, raporun detay seviyesini hızlı bir şekilde değiştirmemizi sağlar:

1: Yalnızca genel toplamı gösterir.

2: Grup toplamlarını gösterir, detay kayıtları gizler.

3: Tüm detay kayıtlarını gösterir.

Özellikle yöneticilere sunulacak raporlarda bu yapı sayesinde detay ve özet görünüm arasında hızlıca geçiş yapmak mümkün olur.

Alttoplam İşlemi Nasıl Kaldırılır?

Oluşturulan alttoplamları kaldırmak için:

Veri > Alttoplam > Tümünü Kaldır

seçeneği kullanılabilir.

Excel, oluşturduğu gruplandırma yapısını ve alttoplamları kaldırarak verileri tekrar normal liste görünümüne getirir.

Alttoplam Neden Kullanışlıdır?

Alttoplam özelliğinin en önemli avantajı, uzun veri listelerini tek tek incelemek yerine anlamlı gruplar halinde özetleyebilmemizdir.

Özellikle;

Departman bazlı raporlar,

Bölge bazlı satış analizleri,

Ürün bazlı satış listeleri,

Personel raporları,

Gelir ve gider analizleri

gibi çalışmalarda verileri hızlı bir şekilde özetlemek için kullanılabilir.

Kısacası Alttoplam, sadece toplam almak için kullanılan bir özellik değildir. Verileri gruplandırarak hem raporlamayı hem de veriler içerisindeki önemli sonuçları görmeyi kolaylaştırır.

Excel’de veri analizi ve raporlama yaparken doğru araçları doğru yerde kullanmak, uzun ve karmaşık listeleri çok daha anlaşılır hale getirir.

Excel'i Daha Etkin Kullanmak İster misiniz?

Pivot tablolar, veri analizi ve raporlama süreçlerinde Excel'in sunduğu birçok özellikten yalnızca birkaçıdır. Excel'i iş hayatında daha etkin kullanmak ve ileri seviye uygulamaları öğrenmek için eğitim programlarımızı inceleyebilirsiniz.

Kurumunuza Özel Excel Eğitimi

Çalışanlarınızın Excel kullanımını geliştirmek ve kurumunuzun ihtiyaçlarına uygun bir eğitim programı oluşturmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz